Het museum maakt voor de registratie en ontsluiting van zijn collectie gebruik van The Museum System (TMS). In 2009 is een project uitgevoerd dat tot doel had het interne gebruik van de database te optimaliseren, onder andere door het vastleggen van standaarden en gebruikersprotocollen.
Het changemanagementtraject is eind 2009 succesvol afgerond. Aan de verdere implementatie van het systeem wordt komende jaren gewerkt. De gegevens voor de websites ALMA en de ‘Online Collectie’ worden uit TMS gegenereerd.
Museum Boijmans Van Beuningen besteedt veel aandacht aan het digitaliseren van haar museumcollectie. Door middel van digitalisering wordt de toegankelijkheid van collecties vergroot, zowel intern als extern en op nationaal en internationaal niveau.
Het digitaliseren van objecten ziet het museum bovendien als conserveringsmaatregel voor de toekomst. Mede daarom worden hoge eisen gesteld aan de kwaliteit en duurzaamheid van beeldmateriaal en objectinformatie. Het digitaliseren van de collectie vindt plaats op projectbasis. In 2010 en 2011 worden de resultaten van twee digitaliseringsprojecten online gepresenteerd: Collectie Online en ALMA.